Quy trình quản lý kho theo ISO chuẩn dành cho doanh nghiệp

Hàng hóa là tài sản cốt lõi của công ty. Một doanh nghiệp muốn phát triển phải giữ cho dòng chảy hàng hóa lưu thông liên tục. Kho hàng như một trạm trung chuyển điều tiết dòng chảy này. Để việc bán hàng diễn ra thuận lợi, công ty cần phải có quy trình quản lý kho theo ISO một cách chuyên nghiệp. Quy trình quản lý kho theo ISO đề ra những tiêu chuẩn giúp việc vận hành kho trở nên khoa học.

Từ khi quá trình quản trị kho hàng theo chuẩn ISO ra đời đến nay. Nó đã được đông đảo công ty trên toàn cầu áp dụng và đạt được những thành quả cụ thể. Tuy vậy làm như thế nào để áp dụng quy trình quản trị kho hàng theo chuẩn ISO? Chi tiết các công đoạn quản lý kho theo chuẩn mực ISO như thế nào? Xin mời các bạn cùng theo dõi qua bài viết dưới đây.

ISO là gì?

ISO – tên tiếng Anh là International Organization for Standardization (Tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế độc lập, phi chính phủ). Trụ sở chính của tổ chức này được đặt tại Geneva, Thụy Sĩ và bao gồm 164 thành viên tiêu chuẩn quốc gia xuất phát từ nhiều nước trên toàn cầu.

Các thành viên trong hiệp hội luôn chia sẻ những kiến thức của mình & phát triển thành những chuẩn mực quốc tế, mang đến những giải pháp để các nước hội nhập quốc tế. Các chuẩn mực ISO được áp dụng với hầu hết các đất nước trên thế giới, trọng tâm là 2 lĩnh vực thương mại và công nghiệp.

Tiêu chuẩn ISO là gì?

Như đã giới thiệu thì tiêu chuẩn ISO được chuẩn hóa quốc tế nhằm mục tiêu phát triển các tổ chức theo hướng lâu dài, nâng cao chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp trong những lĩnh vực chủ chốt như sản xuất, thương mại & dịch vụ.

Một khi tuân thủ theo tiêu chuẩn ISO, các sản phẩm được sản xuất ra phải đáp ứng tất cả những yêu cầu về chất lượng. Điều này giúp cho người sử dụng an tâm hơn khi dùng.

Tính đến thời điểm hiện tại thì Tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế ISO đã ban hành 22.919 chuẩn mực ISO cùng các tài liệu liên quan đa ngành nghề, từ công nghiệp, công nghệ, đến dịch vụ y tế, thực phẩm và nông nghiệp. Vậy vai trò của tiêu chuẩn ISO là gì?

Vai trò của tiêu chuẩn ISO trong thương mại và công nghiệp:

Một chuẩn mực chung khi được tạo ra và đã được chấp thuận rộng lớn trên hầu hết các quốc gia trên thế giới thì nó đóng một nhiệm vụ vô cùng quan trọng đối với cả 2 phía: Công ty và người dùng sản phẩm của công ty đấy.

Trước tiên với người sử dụng khi chọn sản phẩm hoặc dịch vụ nào đấy thì việc có một tiêu chuẩn để họ lấy làm thước đo độ tin cậy của các doanh nghiệp, tổ chức mình chọn là cực kỳ thiết yếu. Nó là một yếu tố khách quan để đánh giá một doanh nghiệp và cũng là tiêu chuẩn để so sánh những tổ chức này với nhau.

Còn về phần công ty, ISO sẽ được xem như một chuẩn mực để họ phấn đấu và đạt được. Vì nếu nhận được một sự xác nhận có độ tin cậy cao, mang tầm cỡ quốc tế thì sự tin tưởng của khách hàng cũng sẽ tăng, từ đấy công ty sẽ thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng hơn cho mình.

Quy trình quản lý kho theo ISO:

Một công ty áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO sẽ buộc phải đánh giá kỹ càng những nhà cung cấp trước khi mua hàng lần đầu tiên và phải liên tục theo dõi tất cả các đặt đơn hàng kế đến.

Nhờ vào điều đó, doanh nghiệp sẽ sàng lọc và lựa chọn được những nhà phân phối tốt nhất, phù hợp nhất với mình và giảm nguy cơ đối với nguyên vật liệu mua vào. Sau đây, chúng ta cùng nghiên cứu về quy trình mua hàng theo ISO căn bản của một đơn vị sản xuất:

Nhập kho là hành trình quan trọng đối với cách quản lý hàng hóa tồn kho theo ISO. Phía bên dưới đây là cách quản lý đối với từng loại nhập kho mà bạn nên biết:

1/ Quy trình nhập kho nguyên vật liệu

Bước 1: Ký duyệt & thông báo kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu với lãnh đạo

Quy trình quản trị kho hàng vật tư này sẽ diễn ra khi nguyên vật liệu của công ty bị thiếu hoặc hết. Lúc này bộ phận chiến lược hoặc kế toán sẽ làm lệnh để yêu cầu mua thêm nguyên vật liệu.

Lệnh này cần thông qua ký duyệt của lãnh đạo & thông báo đến một số bộ phận liên quan. Từ đó theo dõi và thực hiện quy trình giao hàng sao cho đúng lúc và đúng quá trình.

Bước 2: Kiểm tra số lượng & chất lượng hàng hoá, đối chiếu với thực tế

Khi quản trị kho hàng nhận được thông báo nhập kho cần tiến hành đối chiếu với tình hình thực tế để biết mã hàng đấy thật sự thiếu hoặc hết. Nếu đang còn thì ưu tiên sử dụng để sản xuất trước tránh phung phí.

Khi số lượng hàng hóa nhập kho về đúng số lượng thì quản trị kho hàng đóng dấu, ghi nhận vào thông tin trên hệ thống để theo dõi. Nếu trong quá trình quản lý sản phẩm tồn kho gặp khó khăn thì nhân viên cần lập biên bản và có xác nhận của người phát hiện để cấp trên giải quyết.

Bước 3: Lập chứng từ nhập kho & hoàn thành các thủ tục liên quan

Một khi xác nhận hàng hóa nhập kho đúng với yêu cầu & có đầy đủ giấy tờ hợp lệ thì quản lý kho sẽ lập chứng từ nhập kho, gửi đến kế toán để kiểm tra & hạch toán.

2/ Thắt chặt công tác quản lý xuất hàng ra khỏi kho

Công tác xuất kho sẽ được chia thành 4 nhóm khác nhau như Xuất kho để bán, để sản xuất, để lắp ráp và để vận chuyển đi nơi khác. Tuy vậy quy trình của những nhóm này tương tự nhau vì như thế bạn chỉ phải tìm hiểu một số bước sau nếu mong muốn thắt chặt công tác quản lý xuất hàng ra khỏi kho:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất kho từ các bộ phận

Bình thường yêu cầu xuất kho sẽ do bên bộ phận bán hàng, chiến lược hoặc khách hàng đưa ra. Dựa vào những yêu cầu này mà quản trị kho hàng sẽ kiểm tra tính hợp lệ và xác thực yêu cầu.

Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho hiện có

Nhân viên quản lý kho tiến hành rà soát lại số liệu của mã hàng tương ứng với yêu cầu. Điều này nhằm xác minh trạng thái thực tế của hàng để biết chắc chắn có đủ hàng để xuất theo yêu cầu hay không.

Bước 3: Lập phiếu xuất kho & hoá đơn kinh doanh theo quy định

Nếu kiểm tra thấy đủ yêu cầu thì nhân viên quản lý kho sẽ lập phiếu xuất kho có kèm theo hóa đơn kinh doanh. Nếu bộ máy tổ chức của công ty có nhiều bộ phận liên quan thì sẽ được in thành nhiều bản. Bình thường các đơn vị vừa và nhỏ chỉ cần sử dụng 2 bản.

Bước 4: Xuất kho, cập nhật thông tin hàng hóa mới

Dựa trên các giấy tờ hiện có, hàng hóa sẽ được xuất kho theo quá trình quản lý kho theo ISO với số lượng yêu cầu. Lúc này nhân viên cần cập nhật số liệu xuất kho vào hệ thống để thông báo đến các bộ phận khác. Việc này sẽ giúp các bộ phận kiểm soát tốt hơn hiện trạng hiện tại của các mã hàng và có chiến lược sản xuất thích hợp.

Xem thêm: Quy trình chăm sóc khách hàng sau bán hàng hiệu quả nhất 2021

Tạm kết

Quy trình quản lý kho theo ISO xin phép được kết thúc tại đây, hy vọng rằng với những thông tin có ích này các bạn có thể hiểu được cách thiết lập cho doanh nghiệp mình một quy trình quản trị kho hàng đạt yêu cầu.